Agile Projektmanagement Methoden einzuführen ist mittlerweile ein Trend. Seid ihr als Geschäftsführer einfach diesem Trend gefolgt? Oder gab es andere Gründe Agile Methoden bei Sciosoft einzusetzen?
Ben: Nein, uns ging es nicht darum einem Trend zu folgen. Wir mussten etwas Neues machen, weil wir massive Probleme hatten. Unsere Kunden waren sehr unzufrieden. Auch die Motivation unserer Mitarbeiter war auf dem Tiefpunkt. Kleinere Eingriffe wären da nicht genug gewesen. Wir mussten uns neu erfinden, Arbeitsprozesse komplett neu definieren. Also fingen wir an zu analysieren.
Was habt ihr analysiert und mit welchem Ergebnis?
Ellen: Wir haben einerseits unsere Mitarbeiter auf das Thema niedrige Motivation angesprochen. Eine Sache haben wir schnell verstanden: die Demotivation war eine direkte Folge der hohen Kundenunzufriedenheit. Alle haben diese Unzufriedenheit der Kunden gespürt. Also legten wir den Fokus zunächst auf die Kunden. Auch hier haben wir einfach das Gespräch gesucht, mit unseren Kunden. Direkt und sehr informell. Als Fazit kam dabei heraus: „Wir liefern das Falsche, in schlechter Qualität mit mieser Termintreue.“ Wir erfüllten die Erwartungen unserer Kunden einfach nicht. Das war schon erstmal ein Tiefschlag… Wir mussten etwas tun, um unsere Kunden zufriedener zu machen.
Lösungen dafür habt ihr im Bereich Agile Projektmanagement Methoden gefunden?
Ellen: Ja genau. Insbesondere der Ansatz der iterativen Produktentwicklung hat uns sehr geholfen. Durch iteratives Vorgehen konnten wir die Qualität und Liefertreue deutlich steigern. Außerdem finden wir jetzt mit dem Kunden zusammen heraus, was genau er braucht. Dieser iterative Ansatz liegt eigentlich allen Methoden des Agilen Projektmanagements zu Grunde. Der Schlüssel war stärker die Kundenperspektive einzunehmen. Dazu wird man durch Agile Methoden förmlich gezwungen.
Das schreibt sich ja gerade das Scrum Framework auf die Fahne: den Kunden stark in den Mittelpunkt zu rücken. Habt ihr Euch deshalb für Scrum als Agile Projektmanagement Methode entschieden?
Ben: Unter anderen ja. Am Scrum Framework hat uns in erster Linie die Einfachheit gefallen. Scrum ist Logik, keine Raketenwissenschaft. Wir haben etwas einfaches gesucht, das sich einfach umsetzen lässt. Und dennoch wollten wir das bestehende System ersetzen, nicht nur anpassen. Am besten mit einem best practice Ansatz. Scrum ist best practice, vielfach eingesetzt. Ein geschlossenes System mit aufeinander abgestimmten Elementen. Und es ist übersichtlich: nur drei Rollen, fünf Meetings und drei Artefakte bilden das Scrum Framework. Ein simpler Prozess mit wenigen Dokumenten und klaren Verantwortlichkeiten. Das hat uns gefallen und deshalb haben wir uns für Scrum entschieden.
Aber viele Unternehmen tun sich schwer mit der Einführung von Scrum. Einige scheitern sogar. Was war für Euch am schwierigsten bei der Scrum Einführung?
Ellen: Das war ganz klar die andere Art von Versprechen dem Kunden gegenüber. Früher haben wir versprochen was genau zum Zieltermin geliefert wird. Heute versprechen wir: zum Zieltermin ist dein Problem gelöst, lieber Kunde. Wie wir das lösen wissen wir noch nicht, aber vertraue uns. Wir werden eine passende Lösung finden.
Ben: Übertragen auf das Magische Projektmanagement Dreieck heißt das: Wir fixieren den Zeitpunkt der Lieferung (Time). Der Aufwand (Cost) ist ebenfalls fixiert. Qualität ist sowieso fix. Es bleibt also der Umfang (Scope) als Variable übrig. Den Umfang lassen wir möglichst lange offen. Wenn nötig passen wir ihn an die Bedürfnisse des Kunden an.
Das Magische Projekt Management Dreieck
Man stellt das Magische Projektmanagement Dreieck etwas auf den Kopf. Boris Gloger erklärt das in seinem Blog sehr schön.
Was genau war so schwierig an diesem Umdenken?
Ben: Es ist uns sehr schwer gefallen uns eine zentrale Sache einzugestehen: wir kennen die Lösung des Kundenproblems zu Projektbeginn noch nicht. Und noch viel schwerer war: das auch den Kunden gegenüber transparent zu machen. Das ging erst, als uns folgendes klar wurde: wir bewegen uns in einem hoch komplexen und dynamischen Umfeld. Und das heißt: Wir KÖNNEN die Lösungen der Probleme zum Projektstart noch gar nicht kennen. Oft sind ja nicht einmal die Anforderungen klar zu Projektbeginn. Und das ist normal wenn Komplexität herrscht. Genau mit der Sichtweise konnten wir auch unsere Kunden nach und nach überzeugen. Überzeugen von den Vorteilen der Agilen Projektmanagement Methoden.
Was meinst Du mit komplex und dynamisch?
Ellen: Wir arbeiten in einem Umfeld, in dem sich ALLES schnell und ständig verändert. Um uns herum findet überall Innovation statt. Die Anzahl der Abhängigkeiten hat so stark zugenommen, dass es keine einfachen Ursache-Wirkungs-Mechanismen mehr gibt. Das ist komplex und dynamisch. Schön beschrieben hat das Dave Snowden in seinem Cynefin-Modell. Dieses Framework hat uns sehr geholfen zu verstehen, in welchem Umfeld wir uns bewegen. Auch was die passenden Werkzeuge für die Probleme dieses Umfelds sind: nämlich Agile Projektmanagement Ansätze! Noch prägnanter bringt es Niels Pfläging in seinem Buch Komplexithoden* auf den Punkt: „Komplexität ist das Potential uns zu überraschen.“ Wir bewegen uns in einem Umfeld, in dem dieses Potential sehr hoch ist. Wir werden fast täglich überrascht.
Du hast vorhin auch über niedrige Motivation der Leute im Unternehmen gesprochen. Was ist daraus geworden?
Ellen: Unsere Mitarbeiter sind weitaus zufriedener, seit wir auf Agiles Projektmanagement umgestellt haben. Das liegt zum einen an der Tatsache, dass wir durch die iterative Vorgehensweise sehr kurzfristig ein wertvolles Produkt ausliefern. Wir liefern Features mit hohem Mehrwert für den Kunden zu erst. Das ist Motivation pur für unsere Leute! Positives Feedback vom Kunden…
Ben: Agile Projektmanagement Methoden bringen aber eben auch mehr Selbstorganisation in die Teams. Außerdem mehr Verantwortung. Das war vielen unserer Teammitglieder wichtig. Ein weiterer, zentraler Baustein, der die Zufriedenheit der Kollegen deutlich gesteigert hat. Wir haben neben der schwachen Kundenzufriedenheit auch das Problem der Demotivation gelöst.
Und was ist aus Euren Qualitätsproblemen geworden? Konnte die Agile Projektmanagement Methode Scrum auch die auflösen?
Ellen: Auch unsere Qualität hat sich verbessert. Alleine schon durch den Umstand, dass wir zu jedem Sprint-Ende ein Review mit dem Kunden durchführen. Das hat dazu geführt, dass wir viel früher Funktionen testen, mit mehr Fokus. Getreu dem Motto „Fail fast“, frei übersetzt: „mache Fehler so früh es geht.“ wir beheben Fehler in einem sehr frühen Stadium. Dadurch beheben wir die Fehler mit wesentlich weniger Aufwand.
Die kurzen Iterationen im Scrum Framework zwingen einem außerdem dazu viel automatisierter zu testen. Man hat schlicht nicht die Zeit für umfangreiche manuelle Tests zum Ende des Sprints. Auch dieser etwas erzwungene höhere Grad an Testautomatisierung hat bei uns zu einer deutlich erhöhten Qualität geführt.
Welche Vorteile des Agilen Projektmanagements würdet ihr denn abschließend als Fazit nennen?
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Ergebnisse liegen deutlich schneller vor
- Kundenorientierung statt Planeinhaltung: Liefern was der Kunde wirklich braucht
- Bessere Qualität
- Einfache Konzepte wie Scrum
- Breit und vielfach eingesetzte Konzepte, große Communities mit vielen Erfahrungswerten
- Neue Erkenntnisse können schnell umgesetzt werden
- Konstant wird höchster Nutzen gestiftet durch ständiges neu priorisieren nach Kundenmehrwert
- Die Produktivität steigt
Ellen, Ben: Vielen Dank für das Interview! 🙂
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